كيفية برمجة أنظمة ERP لزيادة كفاءة الأعمال

برمجة أنظمة ERP أو ما يعرف بنظام تخطيط موارد المؤسسات هو أحد الابتكارات التكنولوجية الحديثة؛ والتي تهتم بتنظيم وإدارة الموارد والعمليات المختلفة داخل المنظمات والمؤسسات المتعددة.

فمع التوسع في إنشاء الشركات والمنظمات التجارية والعالمية زادت الحاجة إلى برامج حديثة تنظم التواصل وإدارة العمليات بين الأفراد داخل هذه المؤسسات.

وقد ساهم التطور التكنولوجي والصناعي في ظهور العديد من البرامج والأدوات التي تؤدي هذه المهمة؛ ومن أشهرها نظام برمجة erp.

حيث يتميز نظام ERP بقدرته على جمع المعلومات والإرشادات في مكان واحد يتيح للجميع الوصول إليها، ومشاركتها فيما بينهم.

ما هو نظام ERP؟

نظام برمجة erp:

هو وحدة شاملة تجمع المعلومات من كل أقسام المؤسسة في مكان واحد، متاح لجميع الأفراد الوصول إليه، وبالتالي عند حدوث أي تغيرات أو معضلات فإنها تصل مباشرة إلى متخذي القرار لحلها.

وهذا يخلق نوعاً من التكيف السريع مع التغيرات، و وسيلة فعالة لحل المشكلات وتدارك حدوث الأخطاء بسرعة.

ويقوم هذا النظام بمعالجة وإدارة جميع الوظائف والمهام الأساسية داخل المنظومة باختلاف طبيعتها وأقسام العمل داخلها.

حيث يقوم بتجميع البيانات والمعلومات الخاصة بكل أقسام الشركة مثل: المخزن، المبيعات، الإنتاج، إدارة الموارد البشرية، وقسم المحاسبة، ودمجها في قاعدة بيانات مركزية.

ومن أهم أسباب تصميم برمجة erp هو التنظيم والتنسيق بين جميع الأقسام، لتسهيل الوصول إلى المعلومات الكاملة وتوفير رؤية واضحة لكل ما يتعلق بالمؤسسة وأهدافها.

وهذه الرؤية تساعد في اتخاذ القرارات، وتوفر الوقت والجهد المبذول في تجميع البيانات وتحليلها، والذي ينعكس على تحسين جودة الخدمات والمنتجات، وكسب رضا العملاء.

فوائد نظام ERP للأعمال:

نظام برمجة erp يُعد أحد أهم البرامج المستخدمة  في مجال إدارة الأعمال وتنظيمها، ويرفع من كفاءة الموظفين، ويقلل الأخطاء، بالإضافة إلى العديد من الفوائد التي تجعل استخدامه ضمن بيئة العمل أمراً فارقاً.

ومن فوائد نظام ERP:

• توحيد ودمج البيانات:

نظام برمجة erp يقدم قاعدة بيانات متكاملة تجمع كل الملفات والبيانات داخل المؤسسة في مركز واحد، ما يعزز تبادل المعلومات بين الأقسام، ويسهل التنسيق بينهم، ويقلل إمكانية نقص البيانات.

• رفع جودة العمل:

الاعتماد على التكنولوجيا بدلاً من الأعمال الورقية واليدوية يقلل من حدوث الأخطاء، كما أن وجود منصة تنظم وتجمع كل البيانات الخاصة بالشركة يجعل تنفيذ العمليات أكثر دقة وسرعة.

• معلومات أكثر موثوقية:

يساعد نظام ERP على تقديم رؤية واضحة وشاملة لكل جوانب العمل داخل الشركة في صورة تقارير دقيقة ومفصلة؛ تساعد في عملية اتخاذ قرارات التطوير، وتسهل المتابعة المستمرة لأجزاء العمل المختلفة.

• وضع خطط مستقبلية:

من أهم فوائد برمجة erp هو توفير تقارير عن تاريخ الشركة، ومرحلة النمو التي وصلت إليها، والأرقام التي حققتها، والمشاكل التي مرت بها.

ويتم تحليل ومعالجة كل هذه المعلومات والاستفادة منها في وضع خطط مستقبلية قائمة على إحصائيات وأرقام حقيقية ودقيقة.

• زيادة كفاءة تقديم الخدمات:

عملية التنظيم والتنسيق التي يتكفل بها نظام ERP تسهل من الوصول إلى بيانات العملاء، وتسرع عملية تقديم الخدمات المختلفة لهم، وهو ما يقدم تجربة مريحة، ويعزز ولاءهم للشركة.

• مواكبة التطورات:

يمتلك نظام برمجة erp خاصية التعديل والتطوير غير المحدود، ما يسمح بإضافة البيانات حسب الحاجة إليها، ويعزز مرونة الشركات في التكيف والتفاعل مع التغيرات المتسارعة في سوق العمل.

وهذه كانت أبرز المميزات والفوائد التي يقدمها نظام erp لرفع كفاءة الشركات، وتعزيز ولاء العملاء، وتحقيق التكامل المعلوماتي بين أقسام الشركة المختلفة.

خطوات برمجة أنظمة ERP:

خطوات تطبيق برمجة erp تتكون من 6 مراحل أساسية مشتركة بين جميع المجالات، لكنها قد تختلف في طرق وأساليب تطبيقها وكذلك قد يتغير ترتيبها بحسب طبيعة كل مجال ومتطلباته.

وهذه الخطوات هي:

• التخطيط والإعداد:

وهذه المرحلة تصع حجر الأساس الذي يحدد نجاح برمجة erp، وهي تتضمن تحديد المزايا والخصائص المطلوبة، وتعيين فريق متخصص في التعامل مع النظام، وتوضيح أهم متطلبات تطبيق هذا النظام.

ويختص فريق برمجة erp بوضع خطة تطبيق النظام، وأهم الموارد المطلوبة، واتخاذ القرارات المتعلقة بالتصميم والتطوير، وإدارة المشروع كاملاً، ووضع التوقعات والأهداف المرجوة من تطبيق النظام.

ومن أهم القرارات التي يتخذها هذا الفريق هو اختيار نوع قاعدة البيانات والتخزين؛ هل تكون وحدة تخزين متواجدة في الشركة أم تخزين سحابي.

• تصميم النظام:

تنطلق عملية التصميم بعد تحديد أهم الاحتياجات والمتطلبات التي لابد أن تتواجد في النظام، وفهم طبيعة سير وتطبيق الأعمال داخل الشركة، والتعرف على أقسامها المختلفة.

وهذه العملية تعد إعادة تهيئة وتعديل نظام وطريقة العمل الحالية؛ بطريقة تجعلها أكثر فعالية وإنتاجاً وملاءمة للعاملين.

ومن المهم في هذه المرحلة إشراك الموظفين والعاملين في عملية التطوير والتصميم؛ وذلك بهدف الحصول على آرائهم ومعرفة مقترحاتهم لتطوير النظام وتحقيق أكبر استفادة منه.

كما يمكن لهؤلاء الموظفين المساعدة في اكتشاف الثغرات والتعقيدات التي قد تحدث في المستقبل، نتيجة لخبرتهم السابقة في الإدارة ونظام العمل.

• تطوير وتحديث أنظمة ERP:

وهذه المرحلة من برمجة erp تهتم بتطبيق عدة خطوات، وهي:

• إعادة تصميم وإعداد البرامج المختلفة التي تمتلكها الشركة لتتوافق مع نظام ERP.
• تطوير طريقة للتواصل والتكامل بين التطبيقات الإلكترونية المختلفة لدى الشركة ونظام erp.
• في حالة وجود نظام تخزين بيانات داخلية فستحتاج إلى بعض البرامج وأنظمة التشغيل تتوافق مع برمجة erp.

بالتوازي مع هذه العملية يتم نقل وإدخال المعلومات والملفات الخاصة بكل قسم في الشركة باختلاف طبيعتها ونوعها إلى نظام ERP، وهي تعد خطوة معقدة لأنها تتطلب التوافق مع أنظمة متعددة.

كما يقوم فريق التطوير بتحضير وسائل وطرق تعليمية تساعد الموظفين على التأقلم مع نظام سير العمل الجديد.

•  الاختبار والفحص:

مرحلة اختبار برمجة erp يمكن أن تتم بالتوازي مع مرحلة التطوير، أو قد تكون تابعة لها.

حيث يمكن أن يتم اختبار الوحدات والخصائص الوظيفية لنظام ERP بعد انتهاء برمجتها، لاكتشاف أي أخطاء أو ثغرات ثم إعادة تطويرها وبرمجتها من جديد.

أو يمكن اختبار أحد الخصائص أو الوحدات الوظيفية للنظام مثلاً لقسم المحاسبة، في الوقت الذي يتم فيه تطوير وحدة وظيفية لقسم آخر.

وتتضمن مرحلة الاختبار:

1. فحص الوظائف الأساسية لنظام ERP.
2. تمكين الموظفين من اختبار النظام لممارسة أعمالهم اليومية للتأكد من سلامته من الأخطاء، وملاءمته لطبيعة العمل.
3. التأكد من سلامة المعلومات والملفات التي تم نقلها من حسابات الشركة إلى نظام ERP.

• نشر ومشاركة نظام ERP:

بعد اختبار برمجة erp تبدأ لحظة إطلاق النظام وتعميمه على جميع الأقسام، ومن المهم مشاركة فريق المطورين في هذه الخطوة وذلك لشرح طريقة التعامل مع النظام، ومتابعة وجود أي أخطاء أو مشاكل أثناء التشغيل.

ولتسهيل عملية تغيير نظام سير العمل يمكن إضافة بعض الأقسام قبل غيرها، واختبار مدى تأقلم وتعود الموظفين على النظام الجديد، ثم يتم تعميمه تدريجياً على باقي الأقسام.

• الصيانة الدورية:

الوصول إلى مرحلة نشر وتعميم النظام على كل الأقسام لا تعني انتهاء برمجة نظام ERP، ولكنها البداية لسلسلة تطويرات وتحديثات واستكشاف الأخطاء والتعقيدات التي تقابل المستخدمين.

حيث يتابع مطورين نظام ERP تقييم المستخدمين وآرائهم عن النظام، وكذلك متابعة حدوث أي مشكلة في تشغيل البرامج، أو في التكامل بين الأقسام، أو مشكلة في نقل وإدخال البيانات.

تقنيات حديثة في برمجة ERP:

ظهور العديد من الابتكارات والتطورات التكنولوجية في الآونة الأخيرة أدى إلى تحديث نظام ERP  وجعله أكثر تكيفاً وتأقلماً مع التطور الحادث.

ومن أهم أمثلة التقنيات الحديثة والتطورات التكنولوجية في مجال برمجة erp:

• الذكاء الاصطناعي:

ما يميز الذكاء الاصطناعي هو قدرته على التكيف ورفع كفاءة الخدمة المقدمة، وكذلك تسهيل الإجراءات وتيسير خطوة اتخاذ القرارات.

حيث يقوم الذكاء الاصطناعي بمعالجة وتحليل البيانات والمعلومات، وتقديم التوقعات المستقبلية بناءً على أرقام وتقارير دقيقة، بالإضافة إلى تحديد أهم احتياجات المؤسسة، والمساهمة في إدارة المنتجات والخدمات.

ومن فوائد استخدام الذكاء الاصطناعي هو أتمتة العمليات الروتينية المملة، وإتمامها بسرعة وبدون الوقوع في الأخطاء البشرية،

ويساعد في التركيز على وضع الاستراتيجيات وإدارة الأنشطة.

• البلوكشين:

البلوكشين يلعب دوراً فعالاً في تنظيم وتوثيق المعاملات بطريقة يصعب تعديلها أو إلغائها بعد التسجيل من خلال طبقة حماية وتشفير تمنع حدوث أي عمليات احتيال أو تزوير.

كما يوفر خاصية متابعة سلسلة الإمداد بداية من الموردين، ومصدر المنتجات وجودتها، وصولاً إلى العملاء، وحتى التأكد من الالتزام بجميع الاتفاقيات.

• إنترنت الأشياء “loT”:

من أهم ما تفيد به أجهزة loT هو تقديم وجمع بيانات حصرية ومجمعة من أجهزة الاستشعار؛ مثل تقييم أداء الآلات والمعدات ومدى جودة منتوجاتها، ودرجة احتياجها للصيانة.

وتفيد هذه الأجهزة في إدارة المخزون وتحديد مدى توفر المنتجات، وتقوم بإرسال رسائل تنبيهية لاتخاذ الإجراءات قبل نفاذ المنتجات أو في حالة وجود فائض في المخازن.

بالإضافة إلى استخدام خاصية الاستشعار في متابعة عمليات الإمداد ومعرفة أماكن الشحنات وكميتها، والتأكد من تطبيق معايير الجودة عند نقل البضائع؛ بهدف تقديم حلول سريعة للمشاكل، وضمان سرعة تسليم المنتجات.

أمثلة على استخدام ERP في السعودية:

تعد السعودية من الدول الرائدة في استخدام وتفعيل برمجة erp داخل أنظمة التشغيل؛ وهذا ما جعلها من أفضل الدول في كفاءة تقديم الخدمات، وجودة المنتجات، ونيل رضا العملاء.

كما يضمن نظام ERP متابعة سير العمليات بدون أخطاء، والتأكد من تكامل البيانات والمعلومات وحمايتها من أي عملية اختراق أو تدليس.

ومن أشهر مجالات تطبيق برمجة erp في السعودية:

• مجال البترول: حيث يعمل نظام erp على تتبع شحنات النفط والغاز والتكرير، وإدارة المخزون وسلسلة التوريدات، ومتابعة العمليات المالية المتعلقة بهذا المجال.
• التجارة الإلكترونية: يقوم نظام erp بإدارة مخزون المتاجر، ومتابعة عمليات البيع والشراء وإحصائها، وتقييم عملية التسوق.
• مجالات التصنيع: وهو من أكثر المجالات التي تحتاج إلى برمجة erp والذي يقوم بتخطيط موارد التصنيع، والتحكم بعمليات التوريد ومراحل الإنتاج.
• تقديم الخدمات: وهو مجال واسع يُساعد فيه نظام erp على إدارة الموارد البشرية، والعلاقات العامة، ومصادر الموارد المالية.

ومن أشهر الشركات السعودية التي تستخدم نظام ERP:

• شركة أرامكو: والتي تستخدم برمجة erp من Oracle.
• شركة سابك: تستخدم نظام ERP من SAP.
• شركة الاتصالات السعودية: تعتمد أيضاً على برمجة نظام ERP من SAP.

ختاماً:

برمجة erp هو أحد الأنظمة التي تقوم على تجميع البيانات والملفات في شكل شبكة متكاملة تتصل مع بعضها البعض.

توفر هذه البرمجة إمكانية رؤية شاملة لأجزاء الشركة، وتقارير مفضلة تفيد في حالات اتخاذ قرارات التطوير، كما تقدم أرقام دقيقة تساعد على وضع خطة تطوير مستقبلية.

تضمن هذه الأنظمة الشفافية والحماية العالية للبيانات ومنع حدوث عمليات الاحتيال والتلاعب؛ حيث أنه بمجرد تسجيل البيانات يصبح من شبه المستحيل محوها أو تعديلها.

الأسئلة الشائعة:

ما هو نظام ERP؟

هو عبارة عن عدة برامج متصلة بقاعدة بيانات موحدة، تتيح إمكانية تبادل البيانات والمعلومات بهدف إدارة جميع العمليات داخل الشركة، والبقاء على اطلاع بجميع التحديثات والتطورات.

ويشمل هذا النظام إضافة بيانات جميع الأقسام مثل: المالية، التوريدات، الموارد البشرية، إدارة المخزن وغيرهم.

ما الفرق بين CRM و ERP؟

نظام CRM هو عبارة عن قاعدة بيانات لكل ما يخص العملاء مثل: العناوين، أرقام الهواتف، الأسماء، البريد الإلكتروني، وأي تفاصيل تفيد في تحسين كفاءة التعامل مع العملاء.

ويهدف هذا بشكل أساسي إلى تقديم دراسة مفصلة عن العملاء والاستفادة من المعلومات لفهم العملاء وزيادة ولائهم، ومعرفة اهتماماتهم، وتحسين فرص الوصول إليهم.

نظام ERP هو نظام يهتم بشكل أساسي بتنظيم وتخطيط موارد المؤسسات، وإدارة العمليات المختلفة التي تتم داخلها؛ عن طريق قاعدة بيانات مركزية تربط جميع الأقسام.

ويوفر هذا النظام تقارير وأرقام دقيقة عن العمليات التجارية واليومية، والتي تفيد في تطور المؤسسات.

ما هي مميزات نظام ERP؟

1. سهولة الوصول إلى مختلف البيانات والمعلومات عن طريق جمعها في قاعدة بيانات واحدة.
2. أتمتة العمليات الروتينية المعتادة، وتقليل حدوث الأخطاء البشرية.
3. إمكانية التعديل والتطوير للنظام حتى يواكب آخر التطورات الحديثة.
4. تقارير مفصلة عن مستوى أداء الشركة.
5. تقديم رؤية شاملة لكل الأقسام.
6. يوفر نظام أمان وحماية عالية.

ما هي عيوب نظام ERP؟

رغم الفوائد الكثيرة التي يضمها إضافة نظام ERP إلى نظام العمل؛ إلا أنه له العديد من العيوب التي يجب معرفتها، مثل:

1. ارتفاع تكلفة برمجة ERP.
2. تطبيق النظام على كامل المؤسسة يحتاج إلى فترة زمنية طويلة للتأكد من عمل كل الأجزاء بكفاءة.
3. يحتاج الموظفين إلى دورات تدريبية، ووقت كافي للتأقلم مع التغيرات.
4. برمجة النظام ليتناسب مع متطلبات واحتياجات الشركة يعد عملية معقدة.
5. الحاجة إلى التعاون المستمر مع الشركة المسؤولة عن برمجة نظام ERP، لذا من المهم التعاقد مع شركة ذات سمعة حسنة والتزام عالي مثل شركة اتقان لضمان تقديم الصيانة وتوفير التحديثات.